REGRAS PARA PROGRAMAR SEU INVENTÁRIO FÍSICO

Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação de uma empresa envolvendo problemas de administração, controle, contabilização e avaliação.
Nas empresas comerciais o estoque representa um dos ativos mais importantes do capital circulante. Podemos dizer que ele é perpétuo, pois, geralmente, o valor do estoque é constante e sua contagem é essencial para uma apuração adequada do lucro liquido do exercício. Um aspecto relevante dos estoques refere-se a uma correta determinação das quantidades existentes, principalmente na data em que é fechado balanço.
A apuração quantitativa depende de controles analíticos adequados, mantidos em dia e agregados a um bom sistema de controle interno, muito importante para controles contábeis e gerenciais. Quanto menos eficaz for o sistema de controle interno mais importante será a execução do inventário físico na data dos balancetes, ultimo dia útil de cada mês.
Empresas que possuem bons controles internos analíticos de estoque podem adotar sistema de contagem rotativa, Isto é, contagem feita durante o exercício, lembrando que para a correta apuração do resultado do exercício a contagem em 31 de dezembro de cada ano se torna imprescindível.
Após a implantação desse controle e com o sistema bem organizado, pode-se fazer a contagem por um sistema de rodízio, procurando a cobertura dos itens mais importantes.
O inventário físico representa um procedimento de controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam os bens da empresa. É recomendável que os participantes da contagem não sejam as pessoas responsáveis pela custódia dos estoques.
Cabe também destacar que as instruções por escrito e treinamentos adequados do pessoal envolvido, são pré-requisitos para que o inventário físico seja bem sucedido.

O primeiro passo é inventariar os bens de estoque, depois confrontar os itens inventariados com os controles internos: evidentemente que as diferenças anormais, entre a contagem física e os constantes dos controles, deverão ser analisadas e investigadas.

INSTRUÇÕES PRÉVIAS AO DIA DO INVENTÁRIO
• A data, local e horário das contagens físicas;
• Definir instrução e organização dos participantes antes do dia do inventário.
• Relacionar equipes, de setores diferentes ao estoque, responsáveis pela contagem, com um respectivo coordenador responsável;
• Descrever as responsabilidades dos inventariantes e coordenador;
• Providenciar arrumação adequada dos estoques para facilitar a localização e contagens (ruas, empilhamento, altura, lastros, acesso).
• Determinar com antecedência a indicação e segregação dos itens com pouca movimentação ou obsoletos.
DEFINIR CRITÉRIO DE CONTAGEM A SER ADOTADOS
• As contagens devem ser realizadas no mínimo duas vezes, uma por cada equipe, sem que uma saiba o resultado da contagem da outra, havendo divergência entre elas, deve haver mais uma contagem nos itens com diferença permanente;
• Sistema de contagem, como por exemplo: etiqueta, listagens de itens (sem quantidade);
• Critérios adequados de medidas, por exemplo: unidades ou caixas, litros ou galões, etc.
DO CONTROLE E LOCAL INVENTARIADO
• As fichas de controle de estoques devem permanecer sob custódia do responsável pelo setor e serem liberadas somente no final do inventário.
• O local a ser inventariado deve estar sem qualquer movimentação de entradas e saídas que possa dificultar ou atrapalhar o controle das contagens.
• Normas quanto ao registro das entradas e saídas dos itens em estoque;
• As ações necessárias em caso de situações não previstas;
• Outros procedimentos inerentes às atividades da Empresa;


A implementação de tal procedimento proporciona as seguintes vantagens:
• Os setores envolvidos teriam a possibilidade de resolver todas as pendências existentes;
• As normas gerais estariam previamente estabelecidas;
• As responsabilidades seriam definidas claramente;
• A execução de suas contagens em todos os setores da Empresa com acompanhamentos de funcionários administrativos com intuito de obter maior confiabilidade nos resultados;
• A manutenção em arquivo próprio de todos os documentos e relatórios de contagens, visando o acesso para futura consulta pela administração, fiscais e auditores;
• A comparação entre a posição contábil e física, com aprovação formal pela diretoria dos ajustes somente após identificação das causas;
• A elaboração de procedimentos adequados para corte das entradas e saídas do estoque.
Posteriormente, seria feita uma análise das diferenças detectadas, visando identificar as causas das diferenças (se decorrem de erros de funcionários, sistêmicos ou uso indevido/não autorizado) e os ajustes correspondentes nos controle físicos e contábeis seriam registrados após a análise e aprovação pela Diretoria. Nenhum ajuste deve ser feito sem relatório assinado pela administração.
Nesta oportunidade, seriam identificados e segregados todos os itens obsoletos e fora de uso.
Toda a documentação a respeito das contagens deve ser mantida guardada para análise de órgãos fiscalizadores e da auditoria independente.